فهمي للمشروع

١ ما هو النظام باختصار

عندكم حدث سباق خيل يحضره آلاف الناس، وليسوا كلهم سواء: صحفي يحتاج دخول المركز الإعلامي، ومالك خيل يحتاج دخول الإسطبلات وصالة الملاك، وموظف تقنية يحتاج دخول غرفة البث، وضيف شرف يحتاج دخول المقصورة الملكية.

النظام يحل مسألة واحدة: من يدخل، وأين يُسمح له، وفي أي يوم — ثم يطبع له بطاقة تثبت ذلك، ويتحقق منها عند البوابة.

٢ الفئات والفئات الفرعية

الناس منظّمون في مستويين:

كل مشارك ينتمي إلى فئة فرعية واحدة. والفئة الفرعية هي وحدة الضبط الحقيقية — عندها تُحسم معظم القرارات:

• رابط تسجيل خاص بها يُوزَّع على منسوبيها
• سعة: كم شخصاً يحق لها تسجيله، وكم يحق قبوله
• حقول نموذج التسجيل: ما الذي يُطلب من المسجّل، وما الإلزامي منه
• المناطق المسموحة لمنسوبيها، منفصلة لكل يوم
• نوع البطاقة وتصميمها
• هل تحتاج موافقة الإدارة أم تكفي موافقة المنسق
• مندوب الجهة الذي يستلم بطاقات منسوبيها دفعة واحدة

٣ من يدير ماذا

٤ رحلة المشارك من أولها لآخرها

وفي كل مرحلة يصل المشارك إيميل مناسب: استلام الطلب، القبول، الرفض مع سببه، طلب صورة جديدة، مكان الاستلام ورمزه، تأكيد التسليم.

٥ من يوافق على من

الموافقة إما مرحلة واحدة أو مرحلتين، وهذا يُضبط لكل فئة فرعية على حدة:

• مرحلة واحدة: منسق الجهة يقبل، وينتهي الأمر. تصلح للجهات الموثوقة والفئات العادية.
• مرحلتان: منسق الجهة يقبل أولاً، ثم لا يُعتمد الطلب فعلياً إلا بموافقة الإدارة. تصلح للفئات الحساسة أو ذات الوصول الواسع.

والإدارة تستطيع في كل الأحوال أن تقبل مباشرة دون انتظار المنسق. والرفض يوقف الطلب ويُرسل للمشارك سبب الرفض مع رابط يعدّل به بياناته ويعيد التقديم.

٦ المناطق: قلب النظام

المضمار مقسّم إلى مناطق: المضمار نفسه، المدرجات، النادي، صالة الملاك والمدربين، المركز الإعلامي، غرفة الوزن، الإسطبلات، المقصورة الملكية، مجمّع البث... ولكل منطقة اسم ولون ورقم.

وصلاحية دخول المنطقة تأتي من مصدرين:

• من فئته الفرعية: كل جهة لها مناطق مسموحة، وتختلف بين اليوم الأول والثاني.
• منح خاص للشخص نفسه: استثناء لفرد بعينه يحتاج منطقة لا تشملها جهته.

كيف يعرف الحارس بنظرة واحدة

على البطاقة شبكة مربعات ملوّنة. المناطق المسموحة لصاحب البطاقة تظهر بألوانها وأرقامها، وغير المسموحة تبقى فارغة — لكنها تحتفظ بمكانها. فتبقى كل منطقة في الموضع نفسه على كل البطاقات، ويحفظ الحارس مواضعها.

طلبات المناطق

حين يحتاج شخص أو جهة منطقة غير مسموحة لهم، يُرفع طلب. بعض المناطق يكفيها موافقة مدير المنطقة، وبعضها الحساس يحتاج موافقة الإدارة أيضاً. وعند القبول تُمنح الصلاحية فعلياً فتظهر على البطاقة وتُقبل عند البوابة.

٧ الأيام

الحدث على يومين (الجمعة والسبت في كأس السعودية). واليوم عنصر أساسي لا تفصيل:

• بطاقة المشارك قد تكون لليومين، أو ليوم واحد فقط.
• مناطق الجهة تختلف بين اليومين — جهة قد تدخل النادي الجمعة ولا تدخله السبت.
• المنطقة نفسها قد تكون مفتوحة يوماً ومغلقة آخر.
• عند المسح، التطبيق يرسل اليوم مع رمز البطاقة، والقرار يُحسب لذلك اليوم.

٨ البطاقات وتصاميمها

ليست كل البطاقات متشابهة. هناك عدة تصاميم حسب الفئة: بطاقة عادية، وبطاقة للمقصورات والضيافة الخاصة، وبطاقة دائرية لكبار الشخصيات. وكل فئة فرعية تُربط بالتصميم المناسب لها.

محرّر التصميم

التصاميم لا تُبرمَج، بل تُصمَّم بالفأرة في محرر داخل النظام: ترفع خلفية البطاقة، ثم تضع فوقها العناصر وتحرّكها وتضبط أحجامها وألوانها. والعناصر المتاحة:

• رمز QR — وهو ما يُمسح عند البوابة
• الصورة الشخصية للمشارك
• الاسم، واسم جهته، ومنصبه
• شبكة المناطق الملوّنة
• اليوم أو الأيام المسموحة
• الشركة، رقم الهوية، اسم المدرب، التاريخ

ويُحدَّد مقاس البطاقة بالسنتيمتر ليخرج ملف الطباعة بالمقاس الصحيح تماماً. ويمكن إضافة صفحات خلفية تُطبع مع البطاقة كالتعليمات والشروط.

٩ الطباعة والتسليم

الطباعة

تتم فردياً لشخص واحد، أو جماعياً بتحديد مجموعة وطباعة بطاقاتهم في ملف واحد. والطباعة تحدث في مكاتب طباعة محددة، وكل موظف مرتبط بالمكاتب المسموح له الطباعة منها.

وكل طباعة تُسجَّل: من طبع، ومتى، وأين، وأي نوع بطاقة. فيُعرف كم مرة طُبعت بطاقة كل شخص — وهذا مهم لأن إعادة الطباعة تعني بطاقة مفقودة أو تغييراً في البيانات، وكلاهما يحتاج متابعة.

التسليم

والبطاقة المفقودة تُسجَّل كمفقودة فتُرفض عند البوابة إن حاول أحد استخدامها.

١٠ البوابة: لحظة الحقيقة

هنا يُختبر النظام كله. الحارس يفتح التطبيق على جواله، يختار البوابة واليوم، ويمسح رمز البطاقة. والنظام يجيب فوراً:

• مسموح — مع اسم المشارك وصورته ليتأكد الحارس أنها بطاقته هو
• ممنوع — مع السبب: ليست من مناطقه، أو ليس هذا يومه، أو البطاقة مفقودة

وكل محاولة تُسجَّل — المسموحة والممنوعة — فيُعرف لاحقاً من دخل وأين ومتى، وكم مرة حاول أحد دخول منطقة ممنوعة.

١١ ما يحتاجه المشغّلون يومياً

١٢ الربط مع جهات خارجية

بعض المشاركين لا يسجّلون عندكم أصلاً، بل يأتون من نظام جهة أخرى — قائمة ملاك وخيول من الاتحاد مثلاً. فالنظام يستقبلهم آلياً، ويضعهم في فئاتهم الصحيحة، ويعرضهم على الإدارة للمراجعة قبل اعتمادهم.

كما يوفّر النظام واجهة لتطبيق البوابات على الجوال: قائمة البوابات، وعملية المسح، وسجل الدخول، والإحصاءات.